邮件隐私政策指南：模板与最佳实践

精心制定的隐私政策对于邮件营销合规至关重要。它不仅是 GDPR、CCPA 和其他法规下的法律要求，更是一份建立信任的文档，告诉订阅者您将如何处理他们的个人信息。本指南涵盖了创建有效邮件隐私政策所需了解的一切，包括必需要素、模板语言和实施最佳实践。

为什么邮件隐私政策很重要

了解隐私政策的重要性有助于优先做好这项工作。

法律要求

GDPR（欧盟）： 隐私声明是强制性的，需要特定的披露内容：

• 数据控制者的身份
• 处理目的
• 处理的法律依据
• 数据保留期限
• 数据主体权利

CCPA/CPRA（加利福尼亚州）： 收集时或之前的通知必须包括：

• 收集的个人信息类别
• 收集目的
• 信息是否被出售或共享
• 保留期限

CASL（加拿大）： 同意必须是知情的，需要披露：

• 将发送什么消息
• 谁在发送
• 如何取消订阅

信任与透明度

除了法律合规，隐私政策还能建立信任：

订阅者信心：清晰的政策让订阅者对数据处理感到放心。

品牌可信度：透明度展示了对隐私的尊重。

减少投诉：知情的订阅者不太可能举报垃圾邮件。

更好的互动：信任带来更长的订阅者关系。

业务保护

审计防御：记录在案的政策证明了合规努力。

争议解决：明确的条款有助于解决订阅者投诉。

第三方要求：合作伙伴和平台通常需要隐私政策。

必需的隐私政策要素

不同的法规需要不同的披露内容。以下是应包含的内容。

GDPR 必需要素

根据 GDPR 第 13 条和第 14 条，您必须提供：

1. 控制者身份和联系方式：

• 组织名称
• 地址
• 联系方式
• 数据保护官联系方式（如适用）
• 欧盟代表联系方式（如适用）

2. 目的和法律依据：

• 为什么收集电子邮件地址
• 法律依据（同意、合法权益等）
• 对于合法权益，该权益是什么

3. 数据接收者：

• 接收者类别（邮件服务提供商、分析平台）
• 如果数据国际转移，则说明第三国

4. 数据保留：

• 您保留订阅者数据的时间
• 确定保留期限的标准

5. 数据主体权利：

• 访问权
• 更正权
• 删除权
• 限制处理权
• 数据可携带权
• 反对权
• 撤回同意权
• 向监管机构投诉的权利

6. 自动化决策：

• 是否使用分析
• 涉及的逻辑
• 重要性和后果

CCPA/CPRA 必需要素

1. 个人信息类别： 您收集的内容（标识符、互联网活动等）

2. 来源： 数据来源（直接、自动、第三方）

3. 目的： 为什么收集和使用这些信息

4. 第三方类别： 谁接收这些信息

5. 消费者权利：

• 知情权
• 删除权
• 更正权（CPRA）
• 选择退出销售/共享的权利
• 限制敏感数据使用的权利
• 不歧视权

6. 如何行使权利： 提交请求的方法

7. 保留期限（CPRA）： 每个类别保留多长时间

CAN-SPAM 和 CASL 要素

虽然不要求正式的隐私政策，但这些法律要求：

CAN-SPAM：

• 明确的取消订阅机制
• 实际的邮政地址

CASL：

• 消息目的
• 发送者身份
• 联系信息
• 取消订阅方法

邮件营销隐私政策模板

以下是包含示例语言的模板结构。请根据您的具体做法进行定制。

第 1 节：引言

隐私政策

最后更新：[日期]

[公司名称]（"我们"、"我们的"）尊重您的隐私，
致力于保护您的个人信息。本隐私政策解释了当您
订阅我们的邮件通讯或与我们的服务互动时，我们
如何收集、使用、披露和保护信息。

通过提供您的电子邮件地址并订阅我们的通讯，您
同意本隐私政策。如果您不同意，请不要订阅或联系
我们取消订阅。

第 2 节：我们收集的信息

我们收集的信息

我们收集与邮件营销相关的以下类型的个人信息：

您提供的信息：
• 电子邮件地址（必需）
• 姓名（可选，用于个性化）
• 公司名称和职位（可选）
• 您指示的偏好和兴趣

自动收集的信息：
• 邮件互动数据（打开、点击、互动时间）
• 与邮件互动时的设备和浏览器信息
• IP 地址和大致位置
• 我们邮件中点击的链接

来自第三方的信息：
• 我们可能从数据丰富服务接收信息，以更好地
  了解我们的订阅者
• 如果您连接账户，则包括社交媒体信息

第 3 节：我们如何使用您的信息

我们如何使用您的信息

我们将您的个人信息用于以下目的：

邮件通讯：
• 发送新闻通讯、营销邮件和促销优惠
• 分享产品更新和公告
• 提供您请求的教育内容
• 回应您的询问

个性化：
• 根据您的兴趣定制邮件内容
• 推荐相关产品或服务
• 调整发送时间以优化互动

分析和改进：
• 衡量邮件活动效果
• 了解订阅者偏好
• 改进我们的内容和服务
• 进行 A/B 测试

合规和安全：
• 维护记录以遵守法律
• 防范欺诈和滥用
• 执行我们的条款和政策

第 4 节：处理的法律依据（GDPR）

处理的法律依据

对于欧盟的订阅者，我们基于以下法律依据处理您的
个人信息：

同意：
我们根据您在订阅时获得的明确同意发送营销邮件。
您可以随时通过取消订阅来撤回同意。

合法权益：
我们可能出于合法的商业利益处理数据，包括：
• 分析互动以改进我们的内容
• 防范欺诈和安全威胁
• 维护和改进我们的服务

我们仅在处理必要且您的权利和利益不会超越我们
的合法目的时依赖合法权益。

法律义务：
我们可能处理数据以遵守法律要求，例如为税务
目的保留记录或回应当局的合法请求。

第 5 节：数据共享

我们如何共享您的信息

我们可能与以下方共享您的个人信息：

服务提供商：
• 帮助我们发送和管理邮件的邮件服务提供商
• 帮助我们了解互动情况的分析平台
• 托管我们数据的云存储提供商
• 客户关系管理平台

这些提供商受合同约束保护您的数据，并仅将其
用于向我们提供的服务。

业务转移：
如果我们与另一家公司合并或被收购，您的信息
可能会被转移。我们会在您的信息受到不同隐私
政策约束之前通知您。

法律要求：
如果法律、法院命令或政府要求需要，或为了保护
我们的权利、财产或安全，我们可能披露信息。

经您同意：
当您特别授权我们时，我们将与其他方共享信息。

我们不会：
• 出售您的个人信息
• 将您的电子邮件地址出租给第三方用于他们的
  营销目的
• 与不相关的方共享您的数据供他们独立使用

第 6 节：数据保留

数据保留

我们保留您的个人信息的时间为：

• 您的订阅处于活动状态时
• 提供我们的服务所必需的时间
• 法律、税务或监管义务要求的时间
• 解决争议或执行协议所需的时间

具体而言：
• 活跃订阅者数据：订阅期间保留
• 互动分析：收集后 3 年
• 同意记录：关系结束后 7 年
• 禁止列表：无限期（以遵守取消订阅）

当不再需要数据时，我们会安全地删除或匿名化它。

第 7 节：您的权利

您的隐私权利

根据您所在的位置，您可能拥有以下权利：

对于所有订阅者：
• 随时取消订阅营销邮件
• 更新您的邮件偏好
• 更正不准确的个人信息
• 请求了解我们持有的数据

对于欧盟居民（GDPR）：
• 访问您的个人数据
• 请求更正不准确的数据
• 请求删除（"被遗忘权"）
• 限制处理您的数据
• 以可携带格式接收您的数据
• 反对处理
• 随时撤回同意
• 向监管机构投诉

对于加利福尼亚州居民（CCPA/CPRA）：
• 了解我们收集的个人信息
• 了解我们是否出售或共享您的信息
• 选择退出销售或共享
• 请求删除您的信息
• 请求更正不准确的信息
• 行使权利不受歧视

行使您的权利：
电子邮件：privacy@[公司].com
在线：[请求表单链接]
电话：[电话号码]

我们将在以下时间内回复请求：
• GDPR 请求 30 天（可延长至 90 天）
• CCPA 请求 45 天（可延长至 90 天）

第 8 节：数据安全

数据安全

我们实施适当的技术和组织措施来保护您的个人信息，
包括：

技术措施：
• 传输和静止数据的加密
• 限制谁可以查看订阅者数据的访问控制
• 定期安全评估和测试
• 具有物理保护的安全数据中心

组织措施：
• 员工数据保护培训
• 数据处理政策和程序
• 供应商安全评估
• 事件响应程序

虽然我们努力保护您的数据，但通过互联网传输的
方法没有 100% 安全的。我们不能保证绝对安全。

第 9 节：国际数据传输

国际数据传输

您的信息可能在您的居住国之外处理。我们使用以下
方式进行国际数据传输：

对于欧盟居民：
• 欧盟委员会批准的标准合同条款
• 欧盟-美国数据隐私框架（对于在该框架下
  获得认证的美国接收者）
• 法律要求的其他适当保障措施

我们仅将数据传输到为您的个人信息提供充分保护
的国家或组织。

第 10 节：联系和更新

联系我们

有关本隐私政策或我们的数据做法的问题，请联系
我们：

[公司名称]
[街道地址]
[城市、州/省、邮政编码]
[国家]

电子邮件：privacy@[公司].com
电话：[电话号码]
网站：[网站 URL]

数据保护官（如适用）：
[DPO 姓名]
dpo@[公司].com

欧盟代表（如适用）：
[代表姓名]
[地址]
eu-rep@[公司].com


本政策的变更

我们可能会定期更新本隐私政策。当我们这样做时：
• 我们会在我们的网站上发布更新的政策
• 我们会更新"最后更新"日期
• 对于重大变更，我们会通过电子邮件通知您

我们鼓励您定期查看本政策。

邮件隐私政策的最佳实践

除了必需要素，这些实践可以提高政策的有效性。

为您的受众而写

使用通俗语言：

• 避免过多的法律术语
• 解释技术术语
• 使用简短的句子和段落
• 考虑阅读水平

具体明确：

• 不要只说"我们收集信息"
• 具体说明收集什么信息以及为什么
• 给出具体示例

诚实透明：

• 不要夸大隐私保护
• 不要在细则中隐藏做法
• 如果您共享数据，请明确说明

使其易于访问

易于查找：

• 从网站页脚链接
• 从邮件注册表单链接
• 包含在邮件页脚中
• 使 URL 可预测（/privacy）

易于阅读：

• 使用标题和章节
• 对于较长的政策，考虑目录
• 突出显示关键点
• 提供摘要版本

分层方法： 考虑分层隐私声明：

• 关键点的简短摘要
• 链接到完整详细政策
• 简单回答常见问题

保持最新

定期审查：

• 至少每年审查一次
• 流程更改后更新
• 法规变更时修订
• 采用新工具后检查

版本控制：

• 为每个版本标注日期
• 维护以前版本的存档
• 跟踪更改的内容和时间

通知订阅者：

• 通过电子邮件告知重大变更
• 在变更生效前给予审查时间
• 如果他们不同意，提供简便的取消订阅方式

邮件表单的隐私政策

您的邮件注册表单也需要隐私披露。

收集时的通知

必需信息：

• 您正在收集什么
• 将如何使用
• 完整隐私政策的链接

示例表单披露：

注册我们的新闻通讯

电子邮件：[________________]
姓名：[________________]

□ 我同意接收来自 [公司] 的营销邮件，
  包括提示、更新和促销优惠。

注册即表示您同意我们的 [隐私政策]。我们将使用
您的电子邮件发送营销通讯。您可以随时取消订阅。
我们从不出售您的信息。

透明度建立信任

坦率说明：

• 确切告诉他们正在注册什么
• 设定关于频率的准确期望
• 提及偏好中心选项

示例：

加入 10,000+ 营销人员，获取我们的每周邮件提示。

您将收到：
• 每周可操作的策略（每周二）
• 每月产品更新
• 偶尔的促销优惠（最多 2 次/月）

我们认真对待隐私。您的数据永远不会被出售。
阅读我们的 [隐私政策]。

隐私政策与邮件验证

邮件验证支持隐私合规。

为什么验证对隐私很重要

数据准确性： GDPR 要求保持个人数据准确。邮件验证 确认地址有效。

防止未经授权的收集： 验证阻止可能代表某人输入他人电子邮件的虚假注册。

支持同意： 双重选择加入验证确认电子邮件所有者确实想要订阅。

隐私政策中的披露

在您的隐私政策中包含验证：

邮件验证

为了确保我们订阅者列表的准确性并防范未经授权的
注册，我们使用 [EmailVerify/第三方验证服务]
验证电子邮件地址。此验证：

• 确认电子邮件地址存在且可送达
• 帮助防止拼写错误和无效地址
• 防范垃圾注册
• 支持我们记录的准确性

验证不需要向您的地址发送邮件；它验证地址格式
和域名。

EmailVerify 与隐私

EmailVerify 的邮件验证 支持符合隐私的列表管理：

注册时：在添加到列表之前验证地址是真实的。

活动前：批量验证 现有列表以保持准确性。

持续进行：定期验证使您的 邮件列表保持清洁 和准确。

常见的隐私政策错误

避免这些常见错误。

错误 1：复制粘贴而不定制

问题：使用通用模板而不适应您的实际做法。

解决方案：定制每个部分以反映您实际所做的事情。通用政策可能不涵盖您的做法，并可能包含您无法支持的声明。

错误 2：信息过时

问题：政策不反映当前工具、做法或法规。

解决方案：至少每年审查和更新一次，并在重大变更后更新。

错误 3：过度承诺

问题：声称您从不共享数据，而您使用邮件服务提供商。

解决方案：准确描述。服务提供商是数据共享。解释上下文。

错误 4：隐藏在法律术语中

问题：令人费解的法律语言，没人阅读或理解。

解决方案：清晰写作。使用摘要。合理组织。

错误 5：缺少必需要素

问题：遗漏 GDPR、CCPA 或其他法规要求的要素。

解决方案：根据每个适用法规的检查清单进行审计。

错误 6：不从表单链接

问题：有隐私政策但无法从注册表单访问。

解决方案：从每个数据收集点链接到隐私政策。

隐私政策维护

保持您的隐私政策最新和有效。

年度审查检查清单

法规更新：

• [ ] 检查新的隐私法要求
• [ ] 审查执法指南和裁决
• [ ] 评估新的州/国家法律

做法变更：

• [ ] 新的邮件营销工具或提供商
• [ ] 数据共享关系变更
• [ ] 新的数据收集点
• [ ] 修改的保留期限

政策更新：

• [ ] 反映任何做法变更
• [ ] 更新日期和联系信息
• [ ] 验证所有链接是否有效
• [ ] 审查清晰度和准确性

沟通变更

重大变更：

• 通过电子邮件告知订阅者更新
• 突出显示更改的内容
• 提供生效日期
• 给予审查时间

小变更：

• 更新政策
• 更改"最后更新"日期
• 变更立即生效

示例通知：

主题：我们隐私政策的更新

您好 [姓名]，

我们已更新我们的隐私政策以：
• 添加有关我们新偏好中心的信息
• 阐明数据保留期限
• 包含新的联系信息

更新的政策将于 [日期] 生效。您可以在此处查看：
[链接]

如果您有疑问，请回复此电子邮件或联系
privacy@[公司].com。

要继续接收我们的邮件，无需任何操作。
如果您想取消订阅，[请点击此处]。

结论

精心制定的隐私政策不仅仅是法律要求，它是与您的邮件订阅者建立信任的基础。通过清楚地解释您收集什么数据、如何使用以及订阅者拥有什么权利，您展示了对隐私的尊重，同时满足了合规义务。

关键要点：

1. 包含所有必需要素：涵盖 GDPR、CCPA 和其他适用于您订阅者群体的要求。

2. 清晰写作：使用订阅者能够真正理解的通俗语言。

3. 准确描述：反映您的实际做法，而不是理想的做法。

4. 使其易于访问：从每个注册表单和每封邮件链接。

5. 保持最新：定期审查并在做法或法规变更时更新。

6. 用验证支持：使用 邮件验证 维护准确、高质量的订阅者数据。

请记住，您的隐私政策是一份活文档。随着您的邮件营销做法发展和法规变化，您的政策也应该发展。定期审查和更新展示了对隐私合规的持续承诺。

有关邮件营销合规的全面指导，请参阅我们的完整 邮件合规指南。使用 EmailVerify 的邮件验证服务 确保您的订阅者数据准确。