邮件归档是将邮件消息存储在单独位置以便长期保留和轻松检索的过程。归档的邮件从主收件箱中移除，但仍可用于搜索、合规审计和参考目的。
满足邮件保留的法规合规要求
将邮件保留为诉讼保全的法律证据
减少收件箱杂乱同时保持消息可访问
在意外删除后恢复重要邮件
为新员工提供历史通信的访问权限
业务决策和客户通信的审计追踪
邮件归档对于医疗、金融和法律服务等行业的法规合规至关重要，这些行业的保留要求可能长达 7 年或更长时间。它通过保存证据和维护监管链在诉讼期间保护组织。归档还通过减小收件箱大小来提高邮件服务器性能，从而加快同步和搜索操作。对于企业而言，归档邮件作为机构记忆，保存重要的通信、决策和协议。
邮件归档系统在服务器级别或通过客户端规则捕获消息。当邮件被归档时，它从活动收件箱移动到专用归档文件夹或外部存储系统。原始消息的元数据、附件和会话线程都被保留。现代归档解决方案使用索引和搜索功能使检索变得快速，即使在数百万条存储消息中也是如此。基于云的归档服务可自动跨设备同步，确保归档邮件可从任何地方访问。
根据法规要求定义清晰的保留政策
使用自动归档规则确保一致的捕获
实施全文索引以实现快速搜索和检索
加密归档邮件以保护敏感信息
定期测试恢复程序以验证数据完整性
为归档内容设置基于角色的访问控制
为合规审计记录您的归档政策
考虑云归档以实现可扩展性和灾难恢复
归档将邮件移动到长期存储，邮件仍可搜索和恢复。删除则永久移除邮件（在垃圾箱保留期之后）。归档的邮件可以恢复到收件箱，而删除的邮件一旦清除就无法恢复。
保留期限取决于您的行业和管辖区。受 HIPAA 约束的医疗组织必须保留记录 6 年。受 SEC 规则约束的金融服务要求 3-6 年。如有疑问，请咨询法律顾问以确定适合您业务的保留期限。
归档本身不会影响送达率。但是，通过归档保持收件箱清洁可以提高邮件客户端性能，帮助您更有效地管理活跃联系人，这间接支持更好的邮件实践。
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