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邮件礼仪是指在撰写、格式化和发送电子邮件时应遵循的专业指南和社交规范。良好的邮件礼仪包括使用清晰的主题行、恰当的问候语、简洁的信息、合适的语气以及及时回复。遵循这些规范能提高邮件被阅读和回复的可能性，同时降低被标记为垃圾邮件的风险。
邮件礼仪直接影响你的信息能否达到目标。研究表明，专业人士平均每天收到超过 120 封邮件，这意味着你的邮件要在拥挤的收件箱中争夺注意力。展现良好礼仪的邮件会脱颖而出——它们表明对收件人的尊重和发件人的专业性。 对于营销人员和销售专业人士，礼仪影响送达率和回复率。因礼仪不当而被认为是垃圾邮件的邮件会触发负面信号：收件人不读就删除、标记为垃圾邮件或取消订阅。这些行为会随时间损害发件人声誉，使未来的邮件更可能进入垃圾邮件文件夹。相反，精心撰写的邮件能获得打开、点击和回复，建立正面声誉。 邮件礼仪不仅影响单封邮件，还塑造专业关系和品牌形象。以发送礼貌、精心撰写邮件著称的公司会建立信任和信誉。而糟糕的邮件习惯——在不恰当的时间发送、忽略回复或使用激进手法——会损害关系，并以超出邮件渠道的方式损害品牌声誉。
邮件礼仪是一套最佳实践框架，帮助你的信息达到预期目的，同时保持专业性。其核心是通过清晰的结构、相关的内容和恰当的格式来撰写信息，尊重收件人的时间和注意力。 邮件礼仪涵盖信息的多个要素。主题行应准确预告内容并吸引收件人打开，但不能使用标题党手法。开头的问候语设定基调——过于随意可能显得不专业，而过于正式则会产生距离感。正文应逻辑清晰地呈现信息，使用适当的段落分隔，避免让读者面对大段密集的文字。签名提供必要的联系信息，并强化你的专业形象。 从送达率角度来看，邮件礼仪直接影响邮箱服务商和收件人对你信息的看法。礼仪不当的邮件——全大写主题行、过多感叹号、缺乏个性化或攻击性语言——会触发垃圾邮件过滤器和用户的垃圾邮件举报。持续收到礼仪良好邮件的收件人更可能参与互动，这向 ISP 发出信号，表明未来的邮件应该送达收件箱。
不良的邮件礼仪会触发垃圾邮件过滤器和收件人的负面行为。全大写主题行、过多感叹号或攻击性语言的邮件更可能被过滤为垃圾邮件。当收件人将写得不好的邮件标记为垃圾邮件或不读就删除时，会损害发件人声誉并降低未来的收件箱送达率。
常见错误包括模糊或误导性的主题行、过长且结构不清的信息、不必要地回复全部、语气与场合不符、忽略校对以及在不恰当的时间发送。其他问题包括缺少问候语或结束语、将重要信息埋在文中以及未能及时回复邮件。
正式程度取决于你与收件人的关系和行业规范。初次联系新对象时应偏向专业正式。随着关系发展，语气可以变得更随意，同时保持专业性。不确定时，稍正式一些比过于随意更安全，后者可能被认为不尊重。
营销邮件遵循类似原则，但有额外考量。它们必须符合 CAN-SPAM 等法规，包含退订选项，并明确标识发件人。个性化、价值导向的内容和移动端友好的格式变得尤为重要。但核心礼仪原则——清晰、尊重读者、专业呈现——适用于两种场景。
