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Un archivo PST (Personal Storage Table) es un formato de archivo de datos propietario de Microsoft Outlook que almacena mensajes de correo, eventos del calendario, contactos y tareas localmente en el ordenador del usuario. Permiten archivar y transferir datos de correo entre dispositivos, siendo fundamentales para la gestión de listas y la migración de datos.
Exportar listas de contactos de Outlook para su verificación
Archivar correos antiguos para liberar espacio en el servidor
Hacer copias de seguridad antes de migrar a una nueva plataforma
Transferir buzones de empleados durante altas o bajas
Consolidar contactos de varios perfiles en una sola lista maestra
Recuperar datos de empleados que han dejado la empresa
Crear copias offline de correspondencia importante por motivos legales
Importar datos históricos en sistemas CRM o herramientas de marketing
Los archivos PST son clave para la portabilidad de los datos. Las empresas confían en ellos para mantener archivos de cumplimiento y facilitar transiciones de empleados. Para los profesionales de marketing, los PST suelen ser la fuente de listas de contactos heredadas de años de correspondencia. La capacidad de exportar e importar estos archivos da control sobre los datos independientemente del servidor activo.
Funcionan como contenedores de bases de datos locales. Cuando Outlook usa un PST, crea una estructura de carpetas que refleja tu buzón fuera del servidor. El archivo crece dinámicamente y puede alcanzar varios gigabytes. Outlook lee y escribe directamente en el disco duro, por lo que la velocidad depende del rendimiento de este. Al archivar en un PST, los correos se mueven del servidor al almacenamiento local, liberando cuota en el servidor.
Verificar todos los correos extraídos de un PST antes de usarlos en campañas
Mantener el tamaño del archivo por debajo de 20 GB para evitar corrupción
Almacenar los PST en discos locales, no en unidades de red
Hacer copias de seguridad regulares para prevenir pérdida por fallos de disco
Usar la herramienta de reparación integrada (scanpst.exe) si hay errores
Segmentar los contactos por antigüedad al importar archivos viejos
Eliminar duplicados tras fusionar varios archivos PST
Documentar el origen y fecha de la exportación para el cumplimiento del GDPR
El PST guarda datos localmente para archivo. El OST es una copia sincronizada del servidor para uso offline; no se puede mover de PC tan fácilmente.
En Outlook: Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar > Exportar a un archivo > Valores separados por comas (CSV).
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